特集記事【2010年6/20日号】

Ｒ社は各店舗３名～８名、５店舗３０名の賃貸不動産屋を営んでいます。

昔ながらの不動産屋さんのため、一応パソコンは店舗に１台くらいはありますが、スタッフの年齢層も高く、ＰＣを駆使して営業をする最近の不動産屋さんとは違い、情報はすべて紙を基本とし、伝達は電話が基本、ＦＡＸは使えるという体制で経営されていました。

５店舗もある中で、各店舗が独立採算制のように各店舗内にて情報をまとめ、それぞれで管理をしていたため、本社に情報を集めるものの、３日前の情報が最新のものとして取り扱われスピード感はありません。

昨今の不況もあって売り上げも伸び悩み、社長は息子のＫさんに代替わりする前提で呼び戻すことに。Ｋさんは武者修行といいますか、大手賃貸不動産業者で経験を積んでいたため、今の時代、情報がいかに大事かということは痛感していました。家業の業績の悪化の原因であるスピード感のなさで時代に取り残されることに非常に危機感を感じ、家業に戻ることにしたのです。

まずはじめにやり始めたことは、３日遅れの最新情報をその日中に集めることです。各店舗にその日おこなった業務の報告、成約情報、解約情報、現在の空き室情報などをまとめさせ本社まで届けてもらうようにし、そこからＫさんは集まった情報をさらにまとめ、ＰＣで管理するようにしました。各店舗から集まる情報は、通常業務が終わって各店舗でまとめ、それを本社で受け取るだけですでに夜の１０時１１時。そこからＫさんのまとめ作業に入りますので、終わるのは早くても深夜１時、遅ければ深夜３時ということも。

店舗情報が各店舗ＰＣでまとめているのであれば、ここまで苦労することはありません。そうはいっても急に「ＰＣを全員きっちり使いなさい！」と言って簡単に使えるはずもありません。今の体制を大きく変えることは今の業績も維持できない可能性が高く、どちらに転んでもうまくいかない恐れがありました。

・電話＆ＦＡＸの体制を変えず、情報をまとめ一元管理
・情報集約で業務効率ＵＰ

Ｋさんは武者修行中、高品質なネットワークでありながら低価格を実現している「スマートアクセス」を知っていましたので、とにかく各店のネットワークをつなげることで状況を打破できるのではないか？と考え、「スマートアクセス」を運営していたＢＢＭ－ＮＥＴに連絡をとりました。

ＢＢＭ－ＮＥＴは、会社の状況を聞き「ファイルサーバー」を提案。本社にファイルサーバーを置き、各店舗から送られてくるＦＡＸ情報は自動でデータ化されてファイルサーバーに貯まるようにしました。FAXではなく、PCでデータを作成した場合、店舗スタッフはそのデータを本社のファイルサーバーに置いておくことができます。Ｋさんはこのファイルサーバーを見るだけで、各店舗の情報状況がわかるようになりました。

情報が上がっていなければ、普通に電話をすればすぐに情報はファイルサーバーへ店舗スタッフが上げてくれます。ＦＡＸを織り交ぜたアナログ情報をすべてデジタル管理ができるようになりました。

・ＦＡＸ受信データをファイルサーバーへ自動保存ソリューション
・本社店舗間へ低コストな「スマートアクセス」を導入

・各店舗の情報を本社で即座に把握可能
・各店舗も他店舗の状況が分かり張り合いがでる
・Ｋさんの業務が飛躍的に時間短縮

Ｋさんより
「スマートアクセスの導入で、情報の更新は本当に楽になりました。以前までは、このまま時代の流れに取り残されてしまうのではないかと、ただただ不安でした。こんな古い体制の会社でも、新しい技術で今までの業務をそれほど変えることなく、支障なくデータ管理ができるようになるとは本当に思ってもみませんでした。何より、古くから社長を支えてくれているスタッフと頑張っていけることがうれしいです」

社長より
「新しい時代で生き残っていくこと。これが私の最大の課題です。息子の力を借りて、新しい技術を導入するには不安もありましたが、結果的に息子の望んでいた形と私の望んでいた形が矛盾なく共存できたことに本当に驚き、喜んでいます。今まで通りの方法で、より便利に、より分かりやすくなるなんてスマートアクセスは凄いですね。売り上げ？おかげさまで伸びてますよ」

「新しい技術」が「難しい」とは限りません。便利に簡単に使えるようにすることが本当の「新しい技術」との接し方かもしれません。

3社のケーススタディをご覧いただければわかるように、スマートアクセスは様々なメリットをもたらします。ここで一旦、特長を整理してみたいと思います。

かつて、大手の銀行同士の合併で、ネットワーク障害が発生する事態が生じたことは記憶に新しいところ。これはそれぞれの銀行が独自にネットワークを組んでいて、さらに銀行間の部署でも別のネットワークを用いていたことが一因とされています。さらに、ケーススタディ1でみられるように、新たな事務所や社屋移転の際も、データをどのように移管するのかが大切になってきます。引っ越したにもかかわらず、しばらくの期間、十分にネットワークにアクセスできないのであれば、それは会社全体にとっての“機会ロス”です。こうした課題も、インターネットを用いて各セクションを繋げるスマートアクセスなら問題なし。柔軟に対応できることが強みのひとつです。

「事務所間のLANを繋げたい」「○○さん所有のノートパソコンから本社のネットワークにアクセスできるようにしたい」など、企業によって「どことどこを繋げたいか」といったニーズは変わってきます。これらを把握し、的確なネットワークソリューションをお届けできるのが、スマートアクセスの強み。どこをつなげると業務効率が向上するのかを見い出して、ご提案することが可能です。

大手企業のみならず、集めたデータを今後のビジネス戦略に活かしていくことは、中小企業であっても必須課題になりつつあります。日々の売上げを計上し、何が売れているのかを見極め、それを仕入れに反映させて、抱える在庫を極力減らす。あるいは顧客データを集約させて属性や商圏を把握し、効果的にDMを出したり、宣伝リソースを集中させる。データは企業にとって“宝”なのですが、それがバラバラの状態で保存されているということは、宝の持ち腐れ。さらにデータの鮮度も重要となります。スマートアクセスであれば、スピーディーに情報が一元化され、そのまとまった情報を複数の人間が活かせるという仕組みができあがります。

かつて、拠点間で情報をやりとりする際は、直接NTTにケーブルを借り受け、電柱間に行き渡る電話線を自社専用として使うことでセキュリティが保たれてきました。。もちろん、自社専用に借り切るわけですから、とても高価な設備です。昔は一部の大手企業だけが使えたセキュアな設備が、現在は最新の暗号化技術が導入されたインターネットを使って、同水準のセキュリティ環境が構築できるようになりました。それがスマートアクセスです。

データの受け渡しをする際、これまではCD-ROMやDVDに焼いたり、ハードディスクごと宅急便で送るなどしてデータを共有していました。急ぎの用であれば、バイク便や自転車便を活用するといったこともあるでしょうし、社員に「お使い」を頼んで届けてもらうといったこともよくある話。ケーススタディ2でもご紹介したように、社員がデータのある事務所にわざわざ足を運ぶ、といったケースもあることでしょう。スマートアクセスを用いると、それらコストが削減できると共に、無駄な人的リソースを使う必要もなくなります。

休日や旅行中は、ゆっくりと骨休めしたいものですよね。しかし！急な仕事のトラブルが発生して、その案件はどうしても自分でなければ対処できない、といった事態に見舞われることもあります。しかも、会社にいる人間に電話で指示をするだけでは伝わらないこともしばしば。自分の手元にも資料がないから、新たに更新することもできない。ほんの少しの作業で事足りるのに、わざわざ休日出勤を余儀なくされる・・・といったことも。そんな状況を一挙に解決してくれるのが、スマートアクセス。自宅のパソコンやノートパソコンから会社のファイルにアクセスし、適切な指示を出したり、ファイルを他人に転送したり、作業をするといったことが可能になります。

パソコン同士を結ぶ「PCアクセスタイプ」、ノートパソコンや遠隔地にあるパソコンと事務所LANを結ぶ「リモートアクセスタイプ」、支社間や事務所間のLAN同士を結ぶ「マルチアクセスタイプ」と、アクセス方法は選べる3種類。「我が社には、どのタイプが適切なのか、いまいちピンとこない」といった場合でも大丈夫。専門のスタッフが、会社ごとの業務フローやニーズなどをお聞きして、最も適切なプランをご提示させていただきます。

インターネットを利用していて、得てして困るのは「夜」。

ネットワークが使いたいけれど上手くいかず、寝るしかない…そんな状況に陥らないために、スマートアクセスでは２４時間３６５日対応のヘルプデスクを用意しています。

時間が限られたヘルプデスクでは、その時間内になんとか連絡を取ろうと、ユーザーが必死になって電話口で待つことが多くあります。しかし、いつでも受け入れ態勢の整っているヘルプデスクでは、いつまでに電話をしなければいけないという制約もなく、いつでもサポートを受けることが可能です。他にはない、安心の24時間ヘルプデスクです。